প্রতিটি এন্ট্রির গায়ে একটা নাম: স্টাফ অডিট
সন্ধ্যায় ক্যাশ গুনে দেখলেন, ৳১,৪০০ কম। আজ কাউন্টারে ছিলেন দুজন। দিনের কোনো এক সময় তাঁদের একজন একটা বাকি আদায় “ভুল করে” বাতিল করেছেন, তারপর তার জায়গায় কম টাকার আরেকটা তুলেছেন। কে করেছেন জানেন না, সত্যিই ভুল ছিল কি না তাও জানেন না। তাই প্রায় সব মালিক যা করেন, আপনিও তা-ই করেন: দুজনকেই জিজ্ঞেস করেন, একজনের কথা বিশ্বাস করেন, আর লোকসানটা নিজের ঘাড়ে নেন।
আজকের দিনে প্রশ্নটার উত্তর নেই কেন
বেশিরভাগ ফার্মেসি সফটওয়্যারকে জিজ্ঞেস করুন কাজটা কে করেছে — বড়জোর ইনভয়েসে একটা “কে এন্ট্রি করেছেন” কলাম পাবেন। ওতে বিক্রির হিসাব মেলে। কিন্তু পরে যেসব মুহূর্তে আসলে টাকা নড়ে, সেগুলোর কোনো খবর থাকে না:
- একটা বাকি আদায় বাতিল করে কম টাকায় আবার তোলা,
- দুপুরে একটা ডিসকাউন্ট এডিট, দোকান বন্ধের আগে আবার আগের মতো,
- একটা খরচ ডিলিট, কিংবা আজ তুলে তারিখ বসানো গত সপ্তাহের।
খাতায় আরও কম। কলমে কাটা লাইনের পাশে কারও নাম থাকে না। তাই দিনশেষের কথাবার্তা শুরু হয় সন্দেহ দিয়ে, আর শেষ হয় যিনি বেশি জোর দিয়ে বলতে পারেন তাঁর কথায়।
প্রতিটি এন্ট্রির গায়ে একটা নাম
MediPharma24 রাখে স্টাফ অডিট: দোকানের ব্যবসার রেকর্ড কে এন্ট্রি করেছেন আর কে বদলেছেন, তার হিসাব। এর আওতায় বিক্রয়, ক্রয়, বিক্রয় ফেরত, ক্রয় ফেরত, বাকি আদায়, কাস্টমার রিফান্ড, সাপ্লায়ারকে পরিশোধ, স্টক সমন্বয়, ডিসকাউন্ট, খরচ, আয় আর জার্নাল ভাউচার। এগুলোর যেকোনোটায় যে কাজই হোক, একটা সারি থেকে যায় — কে করেছেন, কখন, কোন দোকানে, কোন রেকর্ডে:
- এন্ট্রি — রেকর্ডটা, টাকার অঙ্কসহ।
- এডিট — যে যে ঘর বদলেছে, প্রতিটার আগে কী ছিল আর পরে কী হলো। “Electricity → Generator fuel”, “৫০০ → ৭৫০” — সোজা ভাষায়।
- বাতিল — বাকি আদায়, কাস্টমার রিফান্ড বা সাপ্লায়ারকে পরিশোধ; সঙ্গে যিনি বাতিল করেছেন তাঁর লেখা কারণ আর টাকার অঙ্ক।
- ডিলিট — ডিলিটের মুহূর্তে রেকর্ডটা যেমন ছিল, তার একটা কপি।
- রিভার্স — জার্নাল ভাউচার, তার নিজের নম্বরে।
একটা দিন, একটা দোকান। প্রতিটি সারিতে সময়, কে, কী করেছেন আর কোন রেকর্ডে; সারি খুললে ভেতরের খুঁটিনাটি — বাতিলের কারণ, কিংবা এডিটের আগে-পরে।
দোকানের কেউই স্টাফ অডিটের কোনো সারি এডিট বা ডিলিট করতে পারেন না। এতে শুধু যোগই হয়।
আবার সেই ১,৪০০-তে
খুলুন রিপোর্ট → সামারি → স্টাফ অডিট, বেছে নিন আজ — দিনটা সামনে চলে আসবে, নতুনটা আগে। বাকি আদায়টা সেখানে দুবার: একবার এন্ট্রি, তারপর বাতিল, পাশে বাতিলের মুহূর্তে লেখা কারণ; তার পরে কম টাকার নতুনটা। প্রতিটি সারিতে একটা নাম, একটা সময়।
হতে পারে কারণটা ঠিকই আছে — কাস্টমার সত্যিই কম দিয়েছিলেন, প্রথম অঙ্কটা ছিল হাতের ভুল। তাহলে রেকর্ডই সেটা বলে দিচ্ছে, কাউকে দোষ দিতে হলো না। হতে পারে কারণটা টেকে না। যেটাই হোক, কথা শুরু হয় কী ঘটেছে তা দিয়ে — কাকে বিশ্বাস করবেন তা দিয়ে নয়।
তারিখ পিছিয়ে দিলেও চোখে পড়ে
আজ তোলা কিন্তু তারিখ বসানো গত সপ্তাহের — এমন খরচ গত সপ্তাহে গিয়ে লুকায় না। সেটা দেখায় আজকেই, যেদিন তোলা হয়েছে, গায়ে লেখা ব্যাক-ডেট, পাশে যে তারিখ বসানো হয়েছিল সেটাও। যেকোনো এন্ট্রির বেলায় একই নিয়ম, যার তারিখ তোলার দিন থেকে এক দিনের বেশি দূরে — আয়, জার্নাল ভাউচার, সাপ্লায়ারকে পরিশোধ। গত সপ্তাহের পেমেন্ট আজ বাতিল করা ব্যাক-ডেট নয়; সেই সারিতে শুধু লেখা থাকে বাতিল, আজকের তারিখে।
কার দিন কখন শুরু হলো
কে কী করেছেন তার পাশেই থাকে প্রত্যেকের প্রতিটি দোকানে দিনের প্রথম অ্যাক্সেস আর শেষ অ্যাক্সেস — সেদিন অ্যাপ প্রথম কখন তাঁর সাড়া পেয়েছে, শেষ কখন। প্রতিটি সারিতে এটাও থাকে, অনুরোধটা কোন পথে এসেছে — ওয়েব, মোবাইল অ্যাপ, নাকি এআই কানেকশন — সঙ্গে আইপি অ্যাড্রেস আর ডিভাইস।
ফলে “বাতিলটা দোকানের পিসি থেকে, নাকি ফোন থেকে?” — এই প্রশ্নেরও উত্তর আছে।
যে দোকান মাঝরাতের পরেও খোলা থাকে, সে প্রথম আর শেষ অ্যাক্সেসের দিন শুরুর সময় পিছিয়ে নিতে পারে (দিন শুরু — না বদলালে সকাল ৬টা), যাতে রাতের অ্যাক্সেস সেই দিনেই থাকে, যেদিন শুরু হয়েছিল।
সব শাখা, এক স্ক্রিনে
একাধিক দোকান থাকলে স্টাফ অডিট খোলে আপনার নাগালের সব দোকান নিয়ে, তারপর সেখান থেকে ছোট করে আনেন: ইউজার, শপ, কাজ, রেকর্ডের ধরন আর তারিখের পরিসর ধরে। ফিল্টারগুলো পেজের ঠিকানাতেই বসে যায়, তাই ছোট করা ভিউটা বুকমার্ক বা শেয়ার করা যায়। ইউজার লিস্টে প্রতিটি সারিতে অডিট আইকন — চাপলেই সেই মানুষটার অডিট খুলে যায়।
ম্যানেজারকে স্টাফ অডিট দিলে তিনি দেখবেন কেবল সেই দোকানগুলো, যেগুলো তিনি অ্যাপে খুলতে পারেন। তিন দোকান জুড়ে থাকা একটা ডিসকাউন্ট বদলালে প্রতিটি দোকানে আলাদা এন্ট্রি পড়ে; এক দোকানের ম্যানেজার দেখেন শুধু তাঁর দোকানেরটা, বাকিগুলো নয়।
এআই কানেকশনে এলেও নামসহ
আপনার দোকানে এআই কানেকশন চালু থাকলে, তার মাধ্যমে তোলা খরচ বা আয় স্টাফ অডিটে ওঠে সেই মানুষের নামে, পাশে এআই কানেকশনের নাম। এআই ক্লায়েন্টের হাত ঘুরে এসেছে বলে এন্ট্রি নামহীন হয়ে যায় না।
কী রাখে, আর কী রাখে না
স্টাফ অডিট রাখে কাজ আর অ্যাক্সেস। কে কোন পেজ খুলেছেন, কী সার্চ করেছেন, কতক্ষণ বসে ছিলেন — এসব রাখে না। কে কখন দোকান ছেড়েছেন, কাউন্টারে কে দাঁড়িয়ে ছিলেন — তাও জানে না। এটা কাজের হিসাব, মানুষের ওপর নজরদারি নয়।
সৎ স্টাফের জন্য এটা আপনার মতোই জরুরি। টাকা গরমিল হলে যিনি কিছু করেননি, একই রেকর্ড তাঁকে নির্দোষ প্রমাণ করে: বাতিলের সারিতে তাঁর নাম নেই। বিবাদ শেষ হয় তথ্য দিয়ে, অভিযোগ দিয়ে নয়। তাই টিমকে জানিয়ে দিন যে স্টাফ অডিট আছে। যে রেকর্ডের কথা সবাই জানে, তা সবাইকে সাবধান রাখে — আপনাকেও।
একটা খোলাখুলি সীমা: স্টাফ অডিট শুরু হয় যেদিন আপনার দোকানে এটা এসেছে সেদিন থেকে। তার আগে কে কী করেছেন, তা পেছনে গিয়ে বের করতে পারে না।
কে পড়তে পারবেন
স্টাফ অডিট আছে নিজের একটা পারমিশনের পেছনে — স্টাফ অডিট। মালিকের রোলে এটা শুরু থেকেই থাকে। ম্যানেজার পাবেন কেবল আপনি রোল এডিটরে তাঁর রোলে দিলে, আর একইভাবে ফিরিয়েও নিতে পারেন। এই পারমিশন না থাকলে কোনো স্টাফ স্টাফ অডিটের কিছুই পড়তে পারেন না — নিজের সারিগুলোও না।
কে কী দেখবে লেখাটা ছিল কাজের আগের অ্যাক্সেস নিয়ে: প্রত্যেকে পাবেন নিজের কাজের মাপের চাবি, তার বেশি নয়। এই লেখা কাজের পরের রেকর্ড নিয়ে: সেই চাবি দিয়ে যে যা করেছেন, তাতে তাঁর নাম লেখা থাকে।
আজ রাতে ড্রয়ার গোনার আগে স্টাফ অডিট খুলে বেছে নিন আজ।
ফার্মেসি মালিকদের জন্য সিরিজের অংশ: কে কী দেখবে · ড্রয়ার গোনা · ফার্মেসির টাকা কোথা দিয়ে বেরিয়ে যায় · পুরো ট্যুর।