ডে বুক: আপনার খাতা, এবার সিস্টেম লিখছে
কাগজে ফার্মেসি চালিয়েছেন যিনি, খাতা তিনি চেনেন: প্রতিদিন এক পাতা, যত টাকা ঢুকল-বেরোল সব, যে ক্রমে ঘটল সেই ক্রমে, কিছুই মোছা নেই। সফটওয়্যার কথা দিয়েছিল খাতাটা বদলে দেবে — বদলে দিল মূলত একটা বিক্রির রিপোর্ট দিয়ে। পার্থক্যটা কোথায়, আর কোন স্ক্রিন শেষমেশ খাতাটা ফিরিয়ে দেয় — সেই কথা।
যে রিপোর্ট বিলিং সফটওয়্যারে থাকতেই পারে না
বেশিরভাগ ফার্মেসি সফটওয়্যারকে “খাতাটা দেখাও” বললে পাবেন ইনভয়েসের তালিকা। ওটা অপারেটরের লগ — কী কী এন্ট্রি করা হলো, পাশে লাভের কলাম। কাজের জিনিস, কিন্তু খাতা নয়। মঙ্গলবার সাপ্লায়ারকে যে টাকা দিলেন, ড্রয়ার থেকে যে রিকশাভাড়া গেল, দুপুরে যে পেমেন্টটা বাতিল করলেন, সন্ধ্যায় ড্রয়ার যে ১৮০ টাকা কম পড়ল — ওখানে তার কোনো লাইন নেই। এন্ট্রি হিসেবে ওগুলোর জন্মই হয়নি; কারণ শুধু-বিলিং সফটওয়্যারের কোনো লেজার নেই, যেখানে লেখা যাবে।
মেডিফার্মা২৪-এর আছে। প্রতিটি বিক্রি, কেনা, ফেরত, সাপ্লায়ার বা কাস্টমারের পরিশোধ, খরচ, জার্নাল ভাউচার, ওপেনিং ব্যালান্স, হিসাবকাল সমাপ্তি — সব ডাবল-এন্ট্রি লেজারে জার্নাল এন্ট্রি হয়ে ওঠে; ড্রয়ার কম বা বেশি পড়লে সেটাও। ডে বুক সেই লেজারেরই নিজের নথি, বইয়ের মতো করে পড়া: এক দিন বা এক রেঞ্জের প্রতিটি এন্ট্রি, পুরোনোটা আগে, নিচে তার ডেবিট-ক্রেডিটের লাইন। কী বেচলেন তার তালিকা নয় — খাতায় কী লেখা হলো, তার নথি।
প্রতিটি এন্ট্রির গায়ে নম্বর
কাগজের খাতার একটা অভ্যাস সফটওয়্যার সাধারণত ভুলে যায়: পাতায় নম্বর থাকে, আর কোনো পাতা ছেঁড়া যায় না। ডে বুক অভ্যাসটা রাখে ভাউচার নম্বর দিয়ে।
প্রতিটি জার্নাল এন্ট্রি পোস্ট হওয়ার মুহূর্তেই একটা নম্বর নেয় — দোকানের একটাই ধারা, ছয় অঙ্ক (০০০১২৩), কখনো আবার শূন্য থেকে শুরু হয় না। মাস ধরে নয়, ধরন ধরেও নয়: বিক্রি, পরিশোধ, খরচ, জার্নাল ভাউচার, রিভার্সাল, বাতিল — সবাই পালা করে পরের নম্বরটা নেয়, আর একটা নম্বর দ্বিতীয়বার কাউকে দেওয়া হয় না। বিক্রির ইনভয়েস নম্বর পাশেই থাকে; দুটো দুই জিনিসের নাম।
অ্যাকাউন্ট্যান্টের এতে কী আসে-যায়: ধারায় ফাঁক থাকলে বোঝা যায় কিছু একটা নেই; তারিখের ক্রম ভেঙে বসা নম্বর বলে দেয় কোন এন্ট্রিটা পরে বসানো — গত সপ্তাহের তারিখে আজ পোস্ট করলে সে আজকের পরের নম্বরটাই নেয়, আর নম্বর দিয়েই ধরা পড়ে। “কিছু মোছা হয়নি” — এই বিশ্বাসটা বই আপনার কাছে চায় না। গুনে দেখতে দেয়।
বই পড়া
পাবেন রিপোর্টের ভেতরে, ট্রায়াল ব্যালান্স, লাভ-ক্ষতি আর ব্যালান্স শিটের পাশে। খোলে আজ-এ; গতকাল, গত ৭ দিন, কিংবা এক বছর পর্যন্ত যেকোনো কাস্টম রেঞ্জ — এক টোকা দূরে।
ওপরে লেজারের নিজের মোট: কটা এন্ট্রি, মোট ডেবিট, মোট ক্রেডিট, ভাউচারের প্রতিটি ধরনের একটা করে ঘর — আর রেঞ্জের শেষ দিন পর্যন্ত সব মানি অ্যাকাউন্টের (ক্যাশ, ব্যাংক, ওয়ালেট) ক্যাশ পজিশন। ওটা ব্যালান্স, চলাচল নয়; তাই ফিল্টার ওটাকে ছোঁয় না।
নিচে বইটা, খোলে কমপ্যাক্ট হয়ে — প্রতি এন্ট্রি এক সারি:
ভাউচার নম্বর · ধরন · তারিখ · বিবরণ · কার সাথে · টাকা
সারিতে টোকা দিলে নিচে তার লাইন খোলে — কোন হিসাবে, ডেবিট না ক্রেডিট, দোকানের নিজের ভাষায়: পরিশোধ, বাকি, ছাড়, রাউন্ডিং। কমপ্যাক্ট সুইচটা একবারে পুরো বই খুলে দেয়। যে বিক্রিতে কিছু বাকি রয়ে গেছে, তার গায়ে বাকি লেখা, টাকার অঙ্কসহ। আর বিক্রির অঙ্কটা তার বিল — ৩৮৬ টাকার বিক্রিতে ৩৮৬, বিলের সাথে তাক থেকে যাওয়া মালের খরচ যোগ করে নয়; খরচের লাইনগুলো নিচেই থাকে, যিনি দেখতে চান তার জন্য। প্রতিটি সারি তার দলিল খোলে: বিক্রি তার ইনভয়েস, পরিশোধ তার রসিদ।
কিছু মোছা হয় না — কাটা হয়
বাতিল করা পেমেন্ট দুবার দেখায়: আসলটা, গায়ে লেখা ০০০২৪১ দিয়ে বাতিল; আর বাতিলটা নিজে, গায়ে লেখা ০০০২৩৮ এর — দুটোরই নিজের নম্বর, দুটোই একে অন্যকে দেখায়, দুটোই মোটে ধরা, তাই জোড়াটা মিলে শূন্য। রিভার্সালও একই নিয়মে; ওপেনিং আর হিসাবকাল সমাপ্তিও বইয়ে থাকে। রেঞ্জের কিছুই পাঠকের চোখের আড়ালে নয়, আর কিছুই গায়েব করা যায় না।
এক হিসাব ধরে খোঁজা, কিংবা অ্যাকাউন্ট্যান্টের মাস
তিনটে ফিল্টারে বই ছোট হয়: ভাউচারের ধরন, হিসাব, আর ভাউচার নম্বর বা বিবরণের ওপর লেখা খোঁজা। ব্যাংক ধরে ফিল্টার করুন — যত এন্ট্রি ব্যাংক ছুঁয়েছে সব পড়বেন, আর সামারি স্ট্রিপের নিচে এক লাইনে ওই হিসাবের নিজের ডেবিট আর ক্রেডিট, এই রেঞ্জের — যেটা তার লেজার স্টেটমেন্টের অঙ্ক, টাকায় টাকায়। “মেলানো” বলতে যা বোঝায়, এক স্ক্রিনে সেটাই।
কাগজে চাইলে: পিডিএফ বইটা যেমন পড়ছেন তেমনই ছাপে, মাথায় লেখা কোন রেঞ্জ আর কী ফিল্টার — এক মাস করে। কোয়ার্টার বা বছরের জন্য সিএসভি-র কোনো সীমা নেই — লেজারের প্রতি লাইনে এক সারি, ভাউচারের কলাম আর পার্টির নাম প্রতি সারিতে, স্প্রেডশিটে ফেলার মতো।
এক দোকান, এক বই
শাখার মালিক উত্তরা শাখায় সুইচ করে তার বই পড়েন — দুই দোকান মিশিয়ে নয়; কারণ দুই ধারা মেশানো বই আর কিছুর সাথেই মেলে না। স্টাফ পড়েন নিজের দোকানেরটা, আর অন্য সব রিপোর্টের মতোই ডে বুক থাকে এমন পারমিশনের পেছনে, যেটা আপনি দেন (কে কী দেখতে পাবে)।
বই শুরু হয় কোথা থেকে
ডে বুক জার্নালের নথি, তাই শুরু হয় আপনার দোকানের জার্নাল যেদিন শুরু হয়েছে সেদিন থেকে। তার আগের রেঞ্জ খুললে স্ক্রিন নিজেই বলে — “এই বই … থেকে শুরু” — আর পুরোনো পোস্টিংয়ের জন্য লেজার স্টেটমেন্ট দেখিয়ে দেয়। তারপর থেকে যা কিছু, সব বইয়ে — নম্বরসহ, ক্রমে।
এই লেখাটা কোথায় বসে
সিরিজটা যেখানে শেষ, ডে বুক সেখানে শুরু। ড্রয়ার গোনা ঘাটতিকে একটা নোট আর একটা শিফট দিয়েছিল; এখানে সেটা দিনের বিক্রিগুলোর মাঝখানে নম্বর-দেওয়া ভাউচার হয়ে বসে থাকে। টাকা কোথা দিয়ে বেরিয়ে যায় বলেছিল, তথ্যটা থাকলেই ফুটো বন্ধ হয়; এখানে তার প্রমাণ — এক এন্ট্রি করে। আর সপ্তাহের পাঁচ রিপোর্ট বলে কী নড়ল; ডে বুক বলে কোন এন্ট্রিটা।
আজ-টা খুলুন। পাতা ধরে নিচে নামুন। এটাই খাতা — সিস্টেম লিখছে, আর এর পাতা হারায় না।
ফার্মেসি মালিকদের জন্য সিরিজের অংশ: ড্রয়ার গোনা · ফার্মেসির টাকা কোথা দিয়ে বেরিয়ে যায় · সপ্তাহে যে পাঁচটি রিপোর্ট দেখবেন · পুরো ট্যুর।